Arbeitszeiterfassung: Pflicht heute und Stand der Reform (November 2026)

Was heute gilt: die Pflicht aus dem BAG-Beschluss

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (C-55/18). Deutschland hat dafür kein eigenes Gesetz erlassen. Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke am 13. September 2022 geschlossen (1 ABR 22/21): Die Pflicht ergibt sich schon heute aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, unionsrechtskonform ausgelegt.

Daraus folgt:

• Jeder Arbeitgeber muss ein System einführen und nutzen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Eine Mindestgröße gibt es nicht.
• Die Form ist frei. Papier, Excel, Stempeluhr oder App sind zulässig, solange die Aufzeichnung verlässlich und überprüfbar ist.
• Der Betriebsrat kann kein bestimmtes System erzwingen, wohl aber bei der Ausgestaltung mitbestimmen.
• Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz (§ 18 ArbZG).

Für die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es kein unmittelbares Bußgeld. Die Aufsichtsbehörde muss zuerst eine Anordnung erlassen; wer dagegen verstößt, riskiert bis zu 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Daneben gelten die speziellen Aufzeichnungspflichten, die direkt bußgeldbewehrt sind.

Spezielle Pflichten: § 16 ArbZG, Minijobs und § 2a-Branchen

Arbeitszeitgesetz. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss jede Arbeitszeit aufgezeichnet werden, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße kosten bis zu 30.000 € (§ 22 ArbZG).

Mindestlohngesetz. § 17 MiLoG verlangt für Minijobs (geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV) und für alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a SchwarzArbG:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
• spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeit,
• Aufbewahrung mindestens zwei Jahre, auf Verlangen in Deutschland und auf Deutsch.

Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe und – neu seit 1. Januar 2026 – das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort gelten zusätzlich Sofortmeldepflicht und die Pflicht, Ausweispapiere mitzuführen.

Ab dem 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 € und die Minijob-Grenze auf 633 € im Monat. Wer Minijobs beschäftigt, sollte die Stunden deshalb genau kennen: Wenige Überstunden reichen, um die Grenze zu überschreiten.

Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes

Union und SPD haben im Koalitionsvertrag vom April 2025 vereinbart, die elektronische Arbeitszeiterfassung „unbürokratisch" gesetzlich zu regeln, mit „angemessenen Übergangsregeln" für kleine und mittlere Unternehmen, und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit zu ermöglichen. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt, den das Ministerium selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Er sieht vor:

• Elektronisch und am selben Tag: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung zu erfassen. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden; der Arbeitgeber kontrolliert stichprobenartig.
• Ausnahme für Kleinbetriebe: Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten und Privathaushalte dürfen dauerhaft nicht elektronisch aufzeichnen.
• Übergangsfristen ab Inkrafttreten: 1 Jahr ab 250 Beschäftigten, 2 Jahre unter 250, 5 Jahre unter 50. Ein Tarifvertrag kann Abweichungen erlauben, etwa eine Erfassung innerhalb von sieben Tagen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, wenn der Arbeitgeber trotzdem von Verstößen gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten erfährt.
• Wöchentliche Höchstarbeitszeit statt acht Stunden pro Tag nur auf Grundlage eines Tarifvertrags, bei unverändertem Durchschnitt von 48 Stunden.
• Auskunftsanspruch: Beschäftigte sollen Auskunft über ihre erfassten Zeiten und eine Kopie verlangen können.
• Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; der Bußgeldkatalog des § 22 ArbZG wird erweitert.

Wo der Entwurf im November 2026 steht

Der Entwurf ist weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag. Die Union lehnt die Bindung der Wochenhöchstarbeitszeit an Tarifverträge ab, die Gewerkschaften den Entwurf insgesamt. Am 12. Oktober 2026 ist Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas zurückgetreten; am 14. Oktober 2026 wurde Alexander Schweitzer als Nachfolger vereidigt. Nach Presseberichten hat für ihn die Rentenreform Vorrang. Ein Zeitplan für das Arbeitszeitgesetz ist nicht bekannt.

Realistisch ist ein Gesetz frühestens im Lauf des Jahres 2027. Mit den geplanten Übergangsfristen müssten Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten erst Anfang der 2030er-Jahre elektronisch erfassen. Die Pflicht zur Erfassung selbst gilt aber schon heute.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Unabhängig von der Größe gelten für Minijobs und § 2a-Branchen schon heute die strengeren Fristen des Mindestlohngesetzes.

Lohnt sich eine digitale Lösung, obwohl Papier erlaubt ist? Meist ja: Papierlisten werden nachträglich ausgefüllt, Pausen fehlen, Überstunden fallen erst bei der Lohnabrechnung auf, und bei einer Prüfung durch Zoll oder Arbeitsschutzbehörde muss alles zusammengesucht werden. Eine App, mit der Beschäftigte am selben Tag ein- und ausstempeln, erfüllt die heutige Pflicht und ist zugleich die Form, die die Reform verlangen wird.

Checkliste für Arbeitgeber

1. System festlegen: Wer erfasst (Beschäftigte selbst oder Vorgesetzte), womit und bis wann?
2. Beginn, Ende, Pausen täglich erfassen; Korrekturen nachvollziehbar machen, nicht überschreiben.
3. Grenzen prüfen: mehr als 10 Stunden am Tag, weniger als 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG), fehlende Pausen (§ 4 ArbZG).
4. Minijobs und § 2a-Branchen: Eintrag spätestens am 7. Tag, zwei Jahre aufbewahren.
5. Vertrauensarbeitszeit: trotzdem erfassen und auf Verstöße achten.
6. Betriebsrat bei der Einführung beteiligen.
7. Datenschutz: Zweck festlegen, Zugriffe nach Rollen beschränken, Speicherort klären (EU-Hosting erleichtert die DSGVO-Dokumentation).
8. Export für Lohnabrechnung und Prüfungen bereithalten.

Wie Claimora dabei hilft

Claimora ist eine Zeiterfassung für Unternehmen in Deutschland und Spanien, gehostet in der EU:

• Stempeluhr im Browser und auf dem Smartphone mit Pausen; Beschäftigte erfassen selbst, Vorgesetzte geben frei.
• Korrekturen mit Historie: geänderte Einträge werden zur Prüfung eingereicht und bleiben nachvollziehbar.
• Urlaub, Krankmeldungen und Externe im selben System; Monatsberichte und Export pro Person für HR und Lohnbüro.
• KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT können über den MCP-Server von Claimora Zeiten erfassen, mit denselben Rollen und Rechten wie im Web (mehr zur KI-Zeiterfassung).
• Preis pro Unternehmen statt pro Kopf: kostenlos bis 10 Mitarbeitende, Standard 5 € im Monat bis 100 Mitarbeitende, Business 20 € im Monat bis 1.000 (Preise).

Claimora unterstützt Sie bei der Erfassung; ob Ihre Abläufe insgesamt den Vorgaben entsprechen, hängt auch von Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen und Ihrer Organisation ab.