Kostenlose Zeiterfassung für Kleinbetriebe: was die Gratis-Tarife wirklich können

Was eine Zeiterfassung können muss, ob kostenlos oder nicht

Für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung in Deutschland gilt:

1. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person (BAG, 1 ABR 22/21).
2. Verlässlich und überprüfbar: Korrekturen müssen nachvollziehbar sein, nicht einfach überschrieben werden.
3. Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG).
4. Für Minijobs und § 2a-Branchen (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Friseur und Kosmetik …): Eintrag bis zum siebten Tag nach der Arbeit.
5. Datenschutz: Zweck festlegen, Zugriffe nach Rollen begrenzen, Speicherort kennen.

Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz sieht zusätzlich eine elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen und einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe bis 10 Beschäftigte (Stand der Reform).

Die kostenlosen Optionen im Überblick

Clockify und Jibble sind internationale Werkzeuge, die vor allem Projektzeiten messen. Sie können funktionieren, sind aber nicht auf das deutsche Arbeitszeitrecht ausgerichtet. Prüfen Sie die fünf Punkte oben, bevor Sie sie als offizielle Arbeitszeiterfassung nutzen.

Das Kleingedruckte bei „kostenlos“

• Nutzergrenzen: Ein Gratis-Tarif für fünf Personen endet mit der sechsten Einstellung, danach zahlen Sie pro Kopf.
• Compliance-Funktionen kosten extra: Änderungsprotokoll, Freigaben und Abwesenheiten sind genau das, was Sie bei einer Prüfung brauchen.
• Speicherort: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten der ganzen Belegschaft. Mit Hosting in der EU ist die DSGVO-Dokumentation einfacher.
• Wechselkosten: Wer später wechselt, muss die alten Nachweise trotzdem zwei Jahre aufbewahren.

Wann sich kostenlos nicht mehr lohnt

Bei Claimora deckt der kostenlose Tarif Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden ab. Danach kostet Standard 5 € im Monat für das ganze Unternehmen, bis 100 Mitarbeitende und 10 Externe; Business 20 € im Monat bis 1.000. Bei rund 4 € pro Nutzer zahlt ein Team mit 25 Personen dagegen etwa 100 € im Monat. Die Rechnung im Detail: Was kostet eine Zeiterfassung?

So starten Sie mit Claimora

1. Unternehmen registrieren mit der E-Mail-Adresse der Personalverantwortlichen; im kostenlosen Tarif ohne Zahlungsdaten.
2. Beschäftigte anlegen mit Vertrag, Arbeitszeit und Zeitzone.
3. Einladungen verschicken: Jede Person meldet sich mit ihrer E-Mail an und stempelt Beginn, Pausen und Ende im Browser oder auf dem Smartphone.
4. Korrekturen und Urlaub freigeben im Bereich für Vorgesetzte und HR.
5. Monatsbericht exportieren, wenn Lohnbüro oder Prüfung ihn brauchen.