Control horario gratis para empresas: qué incluyen de verdad los planes gratuitos

Qué tiene que hacer un control horario, sea gratis o no

Antes de comparar precios, conviene saber qué se le pide al registro de jornada en España (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde mayo de 2019):

1. Hora de inicio y de fin de cada día, para cada persona de la plantilla.
2. Fiabilidad: que no se pueda reescribir sin dejar rastro. Las correcciones deben quedar documentadas.
3. Conservación durante cuatro años.
4. Acceso para la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
5. Protección de datos: informar a la plantilla y no recoger más datos de los necesarios.

Además, el real decreto del registro horario digital, que sigue en tramitación, exigiría que cada persona fiche de forma personal y directa, con trazabilidad y acceso inmediato para la Inspección. Si eliges ahora, mejor algo que ya funcione así (en qué punto está el decreto).

Las opciones gratis, una a una

Clockify y Jibble son herramientas internacionales pensadas sobre todo para medir el tiempo por proyecto. Pueden servir, pero no están hechas en torno a la normativa española: comprueba que cumplen los cinco puntos de arriba antes de usarlas como registro oficial.

La letra pequeña del «gratis»

• Límites de usuarios. Un plan gratis para 5 personas deja de servir al sexto contrato, y entonces se paga por cada uno.
• Las funciones de cumplimiento, en los planes de pago. El registro de cambios, las aprobaciones y las ausencias son justo lo que necesitas para demostrar el registro ante la Inspección.
• Dónde están los datos. El registro de jornada contiene datos personales de toda la plantilla. Con servidores en la UE, el RGPD es más sencillo.
• El coste de cambiar después. Si cambias de herramienta tienes que guardar el registro anterior hasta cumplir los cuatro años. Elegir bien a la primera ahorra trabajo.

Cuándo deja de compensar lo gratis

En Claimora, el plan gratis cubre a las empresas de hasta 10 empleados. A partir de ahí, el plan Estándar cuesta 5 € al mes para toda la empresa, hasta 100 empleados y 10 colaboradores externos; el plan Empresa, 20 € al mes hasta 1.000. Con un precio por empleado de unos 5 €, una empresa de 25 personas pagaría unos 125 € al mes. Lo explicamos con cifras en cuánto cuesta un software de control horario.

Cómo empezar con Claimora

1. Da de alta tu empresa con tu correo de RR. HH. No hace falta tarjeta en el plan gratis.
2. Añade a tu plantilla con su contrato, su jornada y su zona horaria.
3. Envía las invitaciones. Cada persona entra con su correo y ficha entrada, pausas y salida desde el navegador o el móvil.
4. Revisa y aprueba las correcciones y las vacaciones desde el área de responsables y RR. HH.
5. Exporta el registro mensual por persona cuando lo pida la gestoría o la Inspección.